Privacy Statement

Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van de door sponsors, donateurs, giftgevers, vrijwilligers, actiestarters, deelnemers en relaties verstrekte persoonlijke informatie (hierna: Persoonsgegevens), alsmede data verkregen vanuit bezoek aan en gebruik van de website `Rotterdam City Swim`.

Erasmus MC Foundation is eigenaar van deze website en de via deze website verkregen data. Erasmus MC Foundation bepaalt het doel waarvoor de data worden verwerkt. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is Erasmus MC Foundation de 'Verwerkingsverantwoordelijke'. Deze website is gemaakt met Kentaa, een product van Kentaa B.V. Kentaa is op grond van de AVG 'Verwerker'. Kentaa is verplicht om adequate technische en organisatorische maatregelen te treffen om uw Persoonsgegevens te beschermen. Erasmus MC Foundation heeft met Kentaa een Verwerkersovereenkomst gesloten waarin dit expliciet is opgenomen.

Doel verwerking van uw Persoonsgegevens

Via de website `Rotterdam City Swim` verwerkt Erasmus MC Foundation (Persoons)gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van een actiepagina voor deelnemers en tot stand brengen van een donatie. Erasmus MC Foundation legt gegevens vast zoals voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens, gegevens met betrekking tot transacties, donaties, deelname gegevens, of gegevens die relevant zijn indien u met Erasmus MC Foundation in contact treedt of financieel bijdraagt aan doelstellingen van Erasmus MC Foundation als donateur, deelnemer aan acties of evenementen.
• Het informeren over activiteiten
  Erasmus MC Foundation houdt deelnemers, donateurs en geïnteresseerden op de hoogte van haar activiteiten via e-mail indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Erasmus MC Foundation zal u altijd voorafgaand toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Erasmus MC Foundation kan u in e-mailings ook om (financiële) steun vragen.
• Het optimaliseren van de website en e-mail
  Om de inhoud van de e-mails van Erasmus MC Foundation te optimaliseren kunnen open- en clickratio van e-mails op individueel niveau worden bekeken en vastgelegd. Dit doet Erasmus MC Foundation om de berichtgeving zo interessant mogelijk te houden voor de ontvangers. Op de website Rotterdam City Swim worden ook cookies geplaats om de website te optimaliseren en om gerichte content aan te kunnen bieden. Zie voor meer informatie het Cookie Statement.
• Het verbeteren van de dienstverlening
  Erasmus MC Foundation gebruikt het emailadres van deelnemers, donateurs en geïnteresseerden aan evenementen en relaties in bepaalde gevallen voor onderzoek om de dienstverlening te verbeteren.
• Social media advertentie-mogelijkheden
  Om gerichte posts of advertenties te tonen kan Erasmus MC Foundation gebruikmaken van de mogelijkheden die sociale media-platforms bieden om via hen te adverteren, zoals META doelgroepen. Erasmus MC Foundation maakt gebruik van META e-mail list custom audiences om gericht doelgroepen te benaderen of juist niet te benaderen. Erasmus MC Foundation maakt een Custom Audience aan door e-mailadressen van haar deelnemers/donateurs te uploaden in een advertising-tool. Deze groep kan vervolgens worden gekoppeld aan of uitgesloten voor een specifieke META campagne. Erasmus MC Foundation gebruikt diverse META-pixels om de effectiviteit van advertenties te meten. Via de privacy instellingen van het social media kanaal kunt u zich afmelden voor advertenties of uw voorkeuren wijzigen.

Wijze van verwerking van uw Persoonsgegevens

Erasmus MC Foundation verzamelt (en verwerkt daarmee) persoonsgegevens via verschillende formulieren op deze website . Wanneer u zich inschrijft voor deelname aan een evenement of een actie start, donateur wordt kan Erasmus MC Foundation u om persoonsgegevens vragen. Dit doet Erasmus MC Foundation ook als u zich registreert voor het ontvangen van een (e-mail) nieuwsbrief, informatie opvraagt, informeert naar activiteiten, een vraag stelt of reageert op de website. Soms worden persoonsgegevens door Erasmus MC Foundation gevalideerd of gecombineerd met informatie afkomstig uit externe bronnen. Zo houdt Erasmus MC Foundation haar database up-to-date.

Als blijkt dat een persoon die op welke grond ook persoonsgegevens achterlaat op de website Rotterdam City Swim jonger is dan 16 jaar, zal Erasmus MC Foundation, binnen de haar ter beschikking staande technische mogelijkheden, verifiëren of deze gegevens met toestemming van een ouder of verzorger zijn afgegeven. Indien die toestemming ontbreekt, zal Erasmus MC Foundation niet overgaan tot verwerking van de persoonsgegevens.

Beveiliging van uw Persoonsgegevens

Voor de bescherming van uw persoonsgegevens heeft Erasmus MC Foundation passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen. Via haar verwerker Kentaa maakt Erasmus MC Foundation gebruik van een beveiligde server die uitsluitend toegankelijk is voor personen die daartoe bevoegd zijn. Eventuele gegevens die u op online formulieren invult worden encrypted verzonden. Gegevens van deelnemers, donateurs, geïnteresseerden worden in beveiligde systemen opgeslagen.

Bewaartermijn van uw Persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig.

1. U bent actievoerder, deelnemer of supporter van een actie(voerder): wij bewaren uw persoonsgegevens tot 24 maanden na uw actie of deelname. Daarna anonimiseren wij uw donatiegegevens. Persoonsgegevens van supporters bewaren wij 12 maanden.
2. U bent aangemeld voor één van onze nieuwsbrieven: wij bewaren uw gegevens tot 24 maanden na uw laatste opening van onze nieuwsbrief. Wij houden bij of u de nieuwsbrief opent en of u op items in de nieuwsbrief klikt.

Let op: sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. In dat geval worden uw gegevens zeven jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden te bereiken.

Betaling

Voor het uitvoeren en verwerken van donaties en inschrijfgelden schakelt Erasmus MC Foundation, via haar verwerker Kentaa. Buckaroo.in. Buckaroo B.V. verwerkt de betaling tussen het donatieplatform en uw bank. Buckaroo B.V. krijgt daarmee inzage in uw betaalgegevens. Erasmus MC Foundation respectievelijk Kentaa heeft met Buckaroo B.V. een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verplichtingen van Buckaroo B.V. om voor de bescherming uw persoonsgegevens passende technische en organisatorische maatregelen te nemen is vastgelegd.

Uw gegevens bij deelname of donatie

Indien u deelneemt aan een evenement en of een donatie doet aan de Erasmus MC Foundation, verkrijgt de deelnemer, via wie u een donatie doet, inzage in uw contactgegevens en uw donatie indien u daar toestemming toe verleent heeft. Indien u een algemene donatie doet via de website Rotterdam City Swim verkrijgt de Erasmus MC Foundation uw gegevens.

Uw rechten

Erasmus MC Foundation en door haar ingeschakelde verwerkers respecteren uw rechten onder de AVG. U kunt altijd en zonder kosten inzicht krijgen in uw gegevens die door Erasmus MC Foundation worden verwerkt en deze gegevens desgewenst aanpassen of laten verwijderen. In geval u een inlogaccount heeft voor deze website, kunt u, nadat u bent ingelogd, via het dashboard het overzicht van al uw persoonsgegevens zien die worden opgeslagen voor het gebruik van deze website. U kunt via het dashboard daarbij ons de opdracht geven deze gegevens te verwijderen. Indien u geen inlogaccount heeft, kunt u met ons contact opnemen om dit overzicht te verkrijgen, de gegevens aan te passen of te verwijderen.

Indien u dit wenst kunt u eveneens uw gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen (via een link waarmee u die gegevens kunt downloaden), bijvoorbeeld omdat u deze wilt doorgeven aan een andere instantie. Ook kunt u bezwaar maken tegen het ontvangen van gerichte informatie over de dienstverlening die Erasmus MC Foundation per e-mail, telefoon, post en/of SMS aan u toestuurt. U kunt uw verzoek om uw gegevens mee te kunnen nemen of om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens melden aan Erasmus MC Foundation via het e-mailadres: foundation@erasmusmc.nl. Ook als u andere vragen ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens hebt, kunt u die melden aan het eerder genoemde e-mailadres.

In het geval u Erasmus MC Foundation vraagt om uw gegevens uit haar database te wissen, zal Erasmus MC Foundation zal daar op een proportionele wijze op reageren. In sommige gevallen kan er niet volledig voldaan worden aan het verzoek tot het wissen van uw gegevens. Bijvoorbeeld, omdat de Belastingdienst vereist dat overeenkomsten 7 jaar worden bewaard. Ook als u vraagt om niet meer door Erasmus MC Foundation te worden benaderd voor marketing doeleinden, zal Erasmus MC Foundation uw naam moeten onthouden om u van toekomstige campagnes uit te kunnen sluiten. Als aan uw verzoek tot het wissen van uw gegevens niet of niet volledig gehoor kan worden gegeven, dan informeert Erasmus MC Foundation u over de reden daarvan.

E-mail

Indien u zich voor een digitale nieuwsbrief op updates via e-mail heeft ingeschreven, bevat iedere e-mail een link waarmee u zich af kunt melden.

Autoriteit Persoonsgegevens

Erasmus MC Foundation helpt u graag als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door Erasmus MC Foundation. Op grond van de privacywetgeving hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerkingen van door Erasmus MC Foundation. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (zie voor meer informatie: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Taal

Dit Privacy Statement is opgesteld in de Nederlandse taal. Alle in dit Privacy Statement gehanteerde begrippen dienen uitgelegd te worden als Nederlandsrechtelijke begrippen en in overeenstemming met de AVG.

Vragen?

Voor vragen over ons Privacy Statement kunt u contact opnemen met ons via: foundation@erasmusmc.nl. 

De Erasmus MC Foundation behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Wij raden u aan dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.